فرم صورت جلسه یکی از مهم‌ترین اسناد و فرم‌های اداری پرکاربرد و الزامی برای هر مجموعه، سازمان یا شرکت است. بدون تنظیم فرم صورت جلسه رسمی، نمی‌توان به جلسات رسمیت بخشید یا تصمیمات اتخاذ شده را به صورت مستند پیگیری کرد. نمونه صورتجلسه و فرمت صورتجلسه اداری به شما این امکان را می‌دهد که مصوبات جلسه را دقیق ثبت کنید و اجرای آن‌ها را به‌راحتی دنبال نمایید.
در این مطلب از کاسب یار، ضمن معرفی کامل فرم صورتجلسه، اجزای اصلی یک نمونه فرم صورتجلسه استاندارد را بررسی می‌کنیم. همچنین قالب صحیح و اصولی برای نوشتن صورتجلسه را آموزش می‌دهیم تا بتوانید متن شروع صورتجلسه و ثبت مصوبات را با جزئیات دقیق انجام دهید. در پایان نیز می‌توانید یک نمونه صورت جلسه اداری مشاهده کنید و در صورت نیاز، دانلود رایگان فرم صورت جلسه در فرمت‌های PDF یا Word داشته باشید.
در این مطلب از کاسب یار ضمن معرفی صورتجلسه، اجزای یک نمونه صورت جلسه استاندارد را بیان می کنیم و همچنین ضمن مشخص کردن قالب صورتجلسه به شما یاد می دهیم چطور مصوبات را دقیق و با جزئیات در صورتجلسه ثبت کنید. در انتها نیز می توانید یک نمونه صورت جلسه اداری را مشاهده کنید و در صورت تمایل نمونه صورتجلسه اداری pdf و یا ورد (Word) دانلود نمایید.
فهرست مطالب
فرم صورت جلسه چیست؟
فرم صورت جلسه یکی از مهم‌ترین اسناد اداری است که برای ثبت تصمیمات و مصوبات جلسات رسمی تنظیم می‌شود. به‌طور خاص، صورت جلسه تغییرات در شرکت‌ها برای ثبت تغییرات و تصمیمات مهم الزامی است. طبق تعریف ویکی‌پدیا، صورت جلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌های رسمی است. معمولاً یک نمونه صورت جلسه شامل موارد زیر است:
-
تاریخ و محل برگزاری جلسه،
-
اسامی حاضرین و غایبین،
-
مصوبات و مذاکرات جلسه.
متن صورتجلسه نمونه‌ای از یک گزارش توصیفی است. به عبارت دیگر، خواننده‌ی صورت جلسه از شما انتظار دارد که فقط آنچه در جلسه روی داده است را ثبت کنید. این متن باید بدون هیچ گونه اضافات و حاشیه‌ای باشد. صورت جلسه پس از برگزاری جلسه تدوین می‌شود و گزارشی از اتفاقات و تصمیمات اتخاذ شده در آن جلسه ارائه می‌دهد. تمام شرکت‌کنندگان در جلسه موظف به امضا و تأیید فرم صورت جلسه هستند.
تنظیم صورتجلسه تنها راه برای تحقق اهداف جلسه و پیگیری مصوبات آن است. برای رسمیت بخشیدن به جلسات خود، لازم است فرم صورت جلسه رسمی تنظیم کنید. در این فرم، علاوه بر موضوع جلسه، اطلاعاتی مانند تاریخ و مکان برگزاری، اسامی شرکت‌کنندگان، مذاکرات صورت‌گرفته و مصوبات ذکر می‌شود. همچنین، مسئول پیگیری هر مصوبه و مهلت اقدام نیز باید مشخص گردد. در پایان، باید زمان و موضوع جلسه بعدی نیز درج شود.
نمونه صورتجلسه کاری می‌تواند به شما کمک کند تا در هر جلسه، مصوبات جلسه قبل را مرور کرده و وضعیت اجرایی شدن آن‌ها را پیگیری نمایید.
اجزای قالب صورتجلسه استاندارد کدام است؟
معمولا صورتجلسه ها در قالبی از پیش تعیین شده نوشته می شوند و این قالب بسته به محل استفاده ی صورتجلسه می تواند متفاوت باشد. اما تمرکز اصلی هنگام ایجاد قالب صورتجلسه بر ذکر مصوبات جلسه با ذکر مسئول پیگیری و مهلت اقدام است.
قالب و متن صورتجلسه اداری بصورت کلی شامل اجزای زیر است:
- موضوع جلسه
- زمان و محل برگزاری جلسه
- شرکت کنندگان جلسه (لازم است رئیس جلسه و دبیر جلسه نیز مشخص شوند.)
- مذاکرات و مصوبات جلسه (شامل شرح، مسئول پیگیری و مهلت اقدام)
- زمان، مکان و موضوع جلسه بعدی
- نام و امضای شرکت کنندگان
چطور متن صورتجلسه بنویسیم؟
تمرکز اصلی متن صورتجلسه بر ذکر مصوبات جلسه با ذکر مسئول پیگیری و مهلت اقدام است. شما نیز برای ثبت دقیق و با جزئیات مصوبات در صورتجلسه می توانید از پنج پرسش زیر که به الگوی 5WH معروف هستند استفاده کنید:
- شرح دقیق چیستی موضوع مصوبه چیست؟ (What)
- دلایل و ضرورت مصوبه چیست؟ (Why)
- شرح محل اجرای مصوبه کجاست؟ (Where)
- زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه چه زمانی است؟ (When)
- مسئول اجرای مصوبه کیست؟ (Who)
- فرآیند دقیق انجام مصوبه چیست؟ (How)
دانلود نمونه صورت جلسه
در ادامه می توانید یک نمونه فرم صورتجلسه اداری را مشاهده کنید، همچنین امکان دانلود نمونه صورتجلسه اداری word و پی دی اف نیز برای شما فراهم شده تا بتوانید فرم را متناسب با نیاز شخصی سازی کرده و از آن برای تنظیم فرمت صورتجلسه خود استفاده کنید.
نمونه فرم صورتجلسه word👇
سوالات متداول
فرم صورتجلسه چیست؟
فرم صورتجلسه یکی از مهم‌ترین اسناد اداری است که برای ثبت تصمیمات و مصوبات جلسات رسمی تنظیم می‌شود. این فرم به شما امکان می‌دهد تا مصوبات جلسه را دقیق ثبت کرده و اجرای آن‌ها را پیگیری نمایید. صورتجلسه‌ها معمولاً شامل تاریخ، محل برگزاری جلسه، اسامی حاضرین و غایبین، و مصوبات جلسه هستند.
چرا باید فرم صورتجلسه تنظیم کنیم؟
تنظیم فرم صورتجلسه رسمی ضروری است تا جلسات رسمیت پیدا کنند و تصمیمات اتخاذ شده به صورت مستند ثبت و پیگیری شوند. بدون صورتجلسه، نمی‌توان مصوبات را به‌طور مؤثر پیگیری کرد.
اجزای اصلی فرم صورتجلسه چیست؟
فرم صورتجلسه اداری معمولاً شامل موارد زیر است:
موضوع جلسه
تاریخ و محل برگزاری جلسه
اسامی حاضرین و غایبین
مذاکرات و مصوبات جلسه (شامل مسئول پیگیری و مهلت اقدام)
زمان و مکان جلسه بعدی
امضای شرکت‌کنندگان
چگونه می‌توانم یک متن صورتجلسه دقیق بنویسم؟
برای نوشتن متن صورتجلسه با جزئیات دقیق، می‌توانید از الگوی 5WH استفاده کنید که شامل پنج سوال زیر است:
What: موضوع مصوبه چیست؟
Why: دلیل و ضرورت مصوبه چیست؟
Where: محل اجرای مصوبه کجاست؟
When: زمان و مهلت انجام مصوبه چه زمانی است؟
Who: مسئول اجرای مصوبه کیست؟
How: فرآیند انجام مصوبه چگونه است؟
آیا می‌توانم فرم صورتجلسه را دانلود کنم؟
بله، شما می‌توانید فرم صورتجلسه اداری را به‌صورت رایگان در فرمت‌های PDF یا Word دانلود کنید. این فرم‌ها کاملاً قابل ویرایش و شخصی‌سازی هستند و به شما کمک می‌کنند تا جلسه‌های خود را به‌طور دقیق و حرفه‌ای مستندسازی کنید.
خیلی سایت خوب و کامل دارید. استفاده ازش هم خیلی راحته. ازهمه پرسنل سایت کاسب یار تشکر ویژه میکنم.
سلام. ممنون از حسن نظر شما جناب راهوری.
وقتی میشه توی یه کاغذ a4 ساده صورت جلسه نوشت، چه نیازی به فرمش هست؟
سلام. درسته که فرم صورت جلسه خیلی فرم پیچیده ای نیست، ولی همین نظم و بخش بندی ساده باعث میشه خیلی سریعتر جلسات قبل رو مرور کرده و انجام یا عدم انجام وظایف هر فرد رو مدیریت کنید
این که فایل وورد هم داره خیلی عالیه👍
سلام. بله فرم صورت جلسه به صورت وورد در اختیار شما قرار میگیره تا طبق نیازتون اون رو سفارشی سازی کنید
مرسی ممنون خیلی کاربردی بود
عالی